Nội quy lao động là văn bản nội bộ quan trọng bậc nhất trong quản trị nhân sự, quy định thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động và các hình thức xử lý kỷ luật. Quyết định ban hành Nội quy lao động chính là văn bản pháp lý “kích hoạt” hiệu lực của toàn bộ hệ thống nội quy đó — thiếu quyết định này, doanh nghiệp gần như không có căn cứ để xử lý kỷ luật lao động đúng luật.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải có Nội quy lao động bằng văn bản

Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản. Với doanh nghiệp dưới 10 lao động, nội quy có thể không bắt buộc thành văn bản riêng nhưng vẫn cần thể hiện rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể để có căn cứ xử lý vi phạm khi cần.

Căn cứ pháp lý cần nắm

Việc ban hành, đăng ký và áp dụng Nội quy lao động được quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành. Sau khi ban hành, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tới cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành. Nội quy chỉ có hiệu lực pháp lý đầy đủ để làm căn cứ xử lý kỷ luật sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký này.

Nội dung cần lưu ý khi soạn Quyết định

• Ghi rõ căn cứ ban hành: Bộ luật Lao động, Điều lệ công ty, đề nghị của bộ phận Nhân sự.
• Xác định rõ ngày có hiệu lực thi hành — thường sau khi đã lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
• Phân công rõ trách nhiệm thi hành cho các phòng, ban và cá nhân liên quan.
• Đính kèm bản Nội quy lao động đầy đủ làm phụ lục không tách rời của Quyết định.

Rủi ro tuân thủ thường gặp

Nhiều doanh nghiệp sản xuất có Nội quy lao động nhưng quên đăng ký với cơ quan quản lý lao động, hoặc đăng ký rồi nhưng không cập nhật khi có thay đổi nội dung. Hậu quả là khi phát sinh tranh chấp, quyết định kỷ luật dựa trên nội quy chưa đăng ký hợp lệ có thể bị tòa án tuyên vô hiệu, doanh nghiệp phải bồi thường và nhận lại người lao động dù hành vi vi phạm là có thật.

Tải mẫu Quyết định ban hành Nội quy lao động

Bạn có thể xem trước và tải về mẫu văn bản chuẩn ngay bên dưới. File ở định dạng có thể chỉnh sửa trực tiếp để điền thông tin doanh nghiệp và người lao động liên quan.